EXIGÊNCIAS LEGAIS NA EMISSÃO DA FATURA

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Os sujeitos passivos são obrigados a emitir uma fatura por cada transmissão de bens ou prestação de serviços.

As faturas deverão cumprir os requisitos previstos no Código do IVA e legislação complementar, podendo ser emitidas faturas simplificadas em determinadas circunstâncias.

Na emissão de faturas a sujeitos passivos, a menção da denominação social, número de identificação fiscal e domicílio do adquirente é sempre obrigatória.

Nos casos em que o adquirente seja um particular, o nome e a morada não são menções obrigatórias em faturas de valor inferior a € 1.000, exceto se solicitadas.

A menção na fatura do número de identificação fiscal do adquirente que não seja sujeito passivo é sempre obrigatória quando este o solicite.

Os sujeitos passivos poderão optar pela emissão de faturas simplificadas nas seguintes situações:

  • Transmissões de bens efetuadas por retalhistas ou vendedores ambulantes a não sujeitos passivos, caso o valor da fatura não seja superior a € 1.000; ou,
  • Transmissões de bens e prestações de serviços em que o montante da fatura não seja superior a € 100.

A obrigatoriedade de emissão de fatura pode ser cumprida mediante a emissão de outros documentos ou do registo das operações, respetivamente, nas seguintes situações:

  • Prestações de serviços de transporte, estacionamento, portagens e entradas em espetáculos, quando seja emitido um bilhete de transporte, ingresso ou outro documento comprovativo de pagamento; e,
  • Transmissões de bens efetuadas através de máquinas de venda automática que não permitam a emissão de fatura.

Regra geral, as faturas devem ser emitidas o mais tardar até ao 5.º dia útil seguinte ao do momento em que o imposto é devido, ou seja, regra geral, do momento em que os bens são colocados à disposição do adquirente ou em que os serviços são prestados.

Nas situações de adiantamentos recebidos por operações a realizar, a respetiva fatura deve ser emitida na data do respetivo recebimento.

As faturas podem ser emitidas pelos adquirentes dos bens ou dos serviços, desde que haja:

  • Um acordo prévio, na forma escrita, entre as partes envolvidas;
  • Prova de que o transmitente dos bens ou prestador dos serviços teve conhecimento da emissão da fatura e de que aceitou o seu conteúdo; e,
  • Menção a “autofaturação” no documento emitido.
 

As faturas podem ainda ser elaboradas por um terceiro, em nome e por conta do sujeito passivo.

Não é permitida aos sujeitos passivos a emissão e entrega de documentos de natureza diferente da fatura para titular a transmissão de bens ou prestação de serviços aos respetivos adquirentes ou destinatários.

Quando o valor tributável de uma operação ou o imposto correspondente sejam alterados por qualquer motivo, incluindo inexatidão, deve ser emitido documento retificativo de fatura.

Os sujeitos passivos que pratiquem exclusivamente operações isentas de imposto sem direito à dedução, estão dispensados da obrigação de emissão de fatura.

A obrigação de emissão de fatura pode ser cumprida mediante a emissão de outros documentos pelas pessoas coletivas de direito público, organismos sem finalidade lucrativa e instituições particulares de solidariedade social, relativamente às transmissões de bens e prestações de serviços isentas.

Seguem-se os artigos do Código do IVA que impõem as regras a seguir aquando da emissão de uma fatura:  

  

Artigo 36.º  – Prazo de emissão e formalidades das facturas

1* – A fatura referida na alínea b) do n.º 1 do artigo 29.º deve ser emitida: a*) O mais tardar no 5.º dia útil seguinte ao do momento em que o imposto é devido nos termos do artigo 7.º; 

b*) O mais tardar no 15.º dia do mês seguinte àquele em que o imposto é devido nos termos do artigo 7.º, no caso das prestações intracomunitárias de serviços que sejam tributáveis no território de outro Estado membro em resultado da aplicação do disposto na alínea a) do n.º 6 do artigo 6.º; 

c*) Na data do recebimento, no caso de pagamentos relativos a uma transmissão de bens ou prestação de serviços ainda não efetuada, bem como no caso em que o pagamento coincide com o momento em que o imposto é devido nos termos do artigo 7.º. 

2 – Nos casos em que seja utilizada a emissão de facturas globais, o seu processamento não pode ir além de cinco dias úteis do termo do período a que respeitam.

3 – As faturas são substituídas por guias ou notas de devolução, quando se trate de devoluções de mercadorias anteriormente transacionadas entre as mesmas pessoas, devendo a sua emissão processar-se o mais tardar no 5.º dia útil seguinte à data da devolução.  

 4 – Os documentos referidos nos números anteriores devem ser processados em duplicado, destinando-se o original ao cliente e a cópia ao arquivo do fornecedor.

5 – As faturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos: 

a) Os nomes, firmas ou denominações sociais e a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente, bem como os correspondentes números de identificação fiscal dos sujeitos passivos de imposto;

b) A quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável; as embalagens não efectivamente transaccionadas devem ser objecto de indicação separada e com menção expressa de que foi acordada a sua devolução;

c) O preço, líquido de imposto, e os outros elementos incluídos no valor tributável;

d) As taxas aplicáveis e o montante de imposto devido;

e) O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso;

f) A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram efectuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da fatura.

No caso de a operação ou operações às quais se reporta a factura compreenderem bens ou serviços sujeitos a taxas diferentes de imposto, os elementos mencionados nas alíneas b), c) e d) devem ser indicados separadamente, segundo a taxa aplicável.

6 – As guias ou notas de devolução e outros documentos retificativos de faturas devem conter, além da data e numeração sequencial, os elementos a que se refere a alínea a) do número anterior, bem como a referência à fatura a que respeitam e as menções desta que são objeto de alterações. 

7 – Os documentos emitidos pelas operações assimiladas a transmissões de bens pelas alíneas f) e g) do n.º 3 do artigo 3.º e a prestações de serviços pelas alíneas a) e b) do n.º 2 do artigo 4.º devem mencionar apenas a data, natureza da operação, valor tributável, taxa de imposto aplicável e montante do mesmo.

8 – Pode o Ministro das Finanças, relativamente a sujeitos passivos que transmitam bens ou prestem serviços que, pela sua natureza, impeçam o cumprimento do prazo previsto no n.º 1, determinar prazos mais dilatados de faturação.

9 – No caso de sujeitos passivos que não disponham de sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional, que tenham nomeado representante nos termos do artigo 30.º, as faturas emitidas, além dos elementos previstos no n.º 5, devem conter ainda o nome ou denominação social e a sede, estabelecimento estável ou domicílio do representante, bem como o respetivo número de identificação fiscal. 

10 – As faturas podem, sob reserva de aceitação pelo destinatário, ser emitidas por via eletrónica desde que seja garantida a autenticidade da sua origem, a integridade do seu conteúdo e a sua legibilidade através de quaisquer controlos de gestão que criem uma pista de auditoria fiável, considerando-se cumpridas essas exigências se adotada, nomeadamente, uma assinatura eletrónica avançada ou um sistema de intercâmbio eletrónico de dados

11 – A elaboração de faturas por parte do adquirente dos bens ou dos serviços fica sujeita às seguintes condições

a) A existência de um acordo prévio, na forma escrita, entre o sujeito passivo transmitente dos bens ou prestador dos serviços e o adquirente ou destinatário dos mesmos;

b) O adquirente provar que o transmitente dos bens ou prestador dos serviços tomou conhecimento da emissão da factura e aceitou o seu conteúdo.

c) Conter a menção ‘autofaturação

12 – Sem prejuízo do disposto no número anterior, a elaboração de faturas pelos próprios adquirentes dos bens ou dos serviços ou por terceiros que não disponham de sede, estabelecimento estável ou domicílio em qualquer Estado membro está sujeita a autorização prévia da Autoridade Tributária e Aduaneira, que pode fixar condições específicas para a sua efetivação. 

13 – Nas situações previstas nas alíneas i), j) e l) do n.º 1 do artigo 2.º, bem como nas demais situações em que o destinatário ou adquirente for o devedor do imposto, as faturas emitidas pelo transmitente dos bens ou prestador dos serviços devem conter a expressão ‘IVA – autoliquidação’. 

 14 – Nas faturas processadas através de sistemas informáticos, todas as menções obrigatórias, incluindo o nome, a firma ou a denominação social e o número de identificação fiscal do sujeito passivo adquirente, devem ser inseridas pelo respetivo programa ou equipamento informático de faturação. 

 15 – A indicação na fatura da identificação e do domicílio do adquirente ou destinatário que não seja sujeito passivo não é obrigatória nas faturas de valor inferior a (euro) 1000, salvo quando o adquirente ou destinatário solicite que a fatura contenha esses elementos. 

16 – A indicação na fatura do número de identificação fiscal do adquirente ou destinatário não sujeito passivo é sempre obrigatória quando este o solicite.

 Artigo 40.º – Faturas simplificadas 
1 – A obrigatoriedade de emissão de fatura prevista na alínea b) do n.º 1 do artigo 29.º pode ser cumprida através da emissão de uma fatura simplificada em transmissões de bens e prestações de serviços cujo imposto seja devido em território nacional, nas seguintes situações: 

a) Transmissões de bens efetuadas por retalhistas ou vendedores ambulantes a não sujeitos passivos, quando o valor da fatura não for superior a (euro) 1000; 

b) Outras transmissões de bens e prestações de serviços em que o montante da fatura não seja superior a (euro) 100. 

2 – As faturas referidas no número anterior devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos: 

a) Nome ou denominação social e número de identificação fiscal do fornecedor dos bens ou prestador dos serviços; 

b) Quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados; 

c) O preço líquido de imposto, as taxas aplicáveis e o montante de imposto devido, ou o preço com a inclusão do imposto e a taxa ou taxas aplicáveis; 

d) Número de identificação fiscal do adquirente ou destinatário, quando for sujeito passivo.

e) O motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for caso disso. 

3 – As faturas referidas nos números anteriores devem ainda conter o número de identificação fiscal do adquirente ou destinatário que não seja sujeito passivo quando este o solicite. 

4 – As faturas referidas nos números anteriores podem ser processadas nos termos previstos no artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 198/90, de 19 de junho, ou ainda por outros meios eletrónicos, nomeadamente máquinas registadoras, terminais eletrónicos ou balanças eletrónicas, com registo obrigatório das operações no rolo interno da fita da máquina ou em registo interno por cada transmissão de bens ou prestação de serviços, sendo-lhes aplicável, em qualquer caso, quanto às matérias não especificamente reguladas neste artigo, as restantes disposições que regem a emissão de faturas.

5 – Sem prejuízo da obrigação de registo das transmissões de bens e das prestações de serviços efetuadas, a obrigação referida na alínea b) do n.º 1 do artigo 29.º pode ser cumprida mediante a emissão de documentos ou do registo das operações, respetivamente, nas seguintes operações:

a) Prestações de serviços de transporte, de estacionamento, portagens e entradas em espetáculos, quando seja emitido um bilhete de transporte, ingresso ou outro documento ao portador comprovativo do pagamento; 

b) Transmissões de bens efetuadas através de aparelhos de distribuição automática que não permitam a emissão de fatura. 

6 – A faculdade referida no número anterior pode ser declarada aplicável pelo Ministro das Finanças a outras categorias de sujeitos passivos que forneçam a consumidores finais serviços caracterizados pela sua uniformidade, frequência e valor limitado. 

7 – O Ministro das Finanças pode, nos casos em que julgue conveniente, e para os fins previstos neste Código, equiparar certos documentos de uso comercial a faturas.

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